Так может оно тогда и не надо?
Почему не надо, очень даже надо... надо определиться, что за мероприятие делается!!!
Если военно-исторический фестиваль для реконструкторов, то энто один подход (см. тот же Русборг).... и пресловутая смета в самый раз.
А если всё сводится к "чевствонию славы русского оружия", сиречъ показухе (ну а в свободное время занимайтесь чем хотите), примеров таких фестов также придостаточно, то ЭТО СОВСЕМ МЕНЯЕТ ДЕЛО!))) И смета таких "дейст" утверждается минимум за полгода. В случае же с "Ледовкой" ситуация более чем странная - "вы приезжайте, показуху отработайте, а мы постараемся вам чем-то помочь". При этом тактично умалчивается, что организаторы со стороны реконструкторов совсем не по идейным соображениям суетятся.